Som inköpare har du en viktig roll att upphandla de tjänster och varor som din organisation behöver.
Hur du förhandlar med dina leverantörer har en stor påverkan på vad du får levererat och till vilket pris. Om du kan utveckla din förmåga att förhandla är det troligt att det får betydande positiva konsekvenser för din organisation.
Förberedelser
Det första är hur du som inköpare förbereder dina förhandlingar.
Läs på
Börja med att läsa på så att du kan den produkt som du vill upphandla. Det innebär att du inte bara kan produkten utan att du också har kunskap om hur många potentiella leverantörer det finns. Du vill ju undvika att bli beroende av en enda leverantör som har lyckats att skapa sig en monopol liknade situation.
Bestäm din målsättning
Inför förhandlingen med en tänkbar leverantör bör du ta fram din målsättning. Det första steget är att bestämma dit eget reservationsvärde. Det vill säga att hitta din smärtgräns som du inte ska gå över. Den första frågan som du kan ställa dig själv när du tar fram ditt eget reservationsvärde, är vad du har för alternativ om du inte kommer till ett avslut med leverantören.
Har du en situation med flera prisvärda leverantörer har du ett starkt reservationsvärde. Om det i stället är så att du bara har en leverantör och du är i ett desperat behov av just deras produkt, då har du ett svagt reservationsvärde.
Nästa steg är att göra samma tankeövning men från leverantörens perspektiv. Det innebär att du ställer dig frågan vad det är för verklighet som leverantören möter om eran förhandling strandar. Har leverantören flera andra kunder eller är det så att din organisation är deras huvudkund? Du skall alltså uppskatta deras reservationsvärde.
För att få en uppskattning om deras reservationsvärde kan du också börja att räkna på deras produktionskostnader för den produkt som du vill köpa. Du vill helt enkelt förstå hur deras internkalkyl ser ut.
Nu när du har uppskattat ditt och deras reservationsvärde har du skapat dig en uppfattning om hur stort förhandlingsutrymmet är. Nu är dags att ta fram din målsättning. Huvudregeln är att en ambitiös och samtidigt realistisk målsättning lönar sig.
Förbered dina frågor och svar
Som inköpare är du väl medveten om att även om du har förberett dig väl är det en hel del som du inte vet men som du skulle vilja veta. Den insikten skall du använda för att innan förhandlingen ta fram de frågor som du skall ställa under själva förhandlingen.
Fundera också på hur du skall svara på de frågor som leverantören kommer att ställa till dig. Du skall kunna svara på ett ärligt sätt utan att ge bort för mycket information.
Själva förhandlingen
Var aktiv
Under själva förhandlingen är du aktiv som inköpare. Det innebär att du ställer frågor och systematiskt försöker att få en så god uppfattning som möjligt om leverantörens reservationsvärde.
Samtidigt är du uppmärksam på hur mycket du svarar på säljarnas frågor. En del säljare är duktiga på att ställa frågor.
Utgångsbudet och förankringsfaktorn
Om du har en offert som ni utgår ifrån kan man säga att det är säljarens utgångsbud. Om så inte är fallet skall du vara uppmärksam på förankringsfaktorn.
Om en säljare lägger ett högt utgångsbud kan syftet vara att förankra dig vid det beloppet. Det behöver inte alls innebära att du accepterar utgångsbudet. Problemet är bara att när du börjar att diskutera och ifrågasätta deras utgångsbud så sker också en osynlig tillvänjning. Din inre målsättning börjar att glida i väg åt fel håll. Det sker utan att du märker det.
Förankringsfaktorn är en kraftfull psykologisk mekanism som påverkar oss mer än vi tror och är medvetna om.
Var konstruktiv och försök att skapa mervärde
Lås inte förhandlingen till att bara handla om priset. För att det skall bli en bra affär för din organisation kan många andra parametrar ha betydelse såsom leveranstider, betalningsvillkor med mera. Försök att ha ett win/win perspektiv. Det innebär att du begär sådant som är värdefullt för dig men billigt för leverantören.
En förutsättning för att kunna skapa mervärde på det sättet är att du har förståelse för vad värdena på de olika parametrarna har för leverantören. Det är alltför vanligt att inköpare bara tänker på vilket värde en parameter har för den egna organisationen och inte för motpartens. Varje parameter har två prislappar, en för dig som inköpare och för den andra parten som säljare. Desto större skillnaden är desto större mervärde skapar ni genom att byta olika parametrar.
Var trevlig
Se till att du aktivt bidrar till en konstruktiv och trevlig atmosfär. En förhandling som präglas av ömsesidig respekt mellan inköpare och säljare har bättre förutsättningar att komma fram till värdefulla överenskommelser på kort sikt och ett värdeskapande partnerskap på lång sikt.