Förhandlingsteknik

En förhandling är en ömsesidigt verkande kommunikationsprocess i syfte att fatta ett gemensamt beslut, där minst den ena parten vill ha något av den andra

Själva sakfrågan är en del av förhandlingen och det är den rationella delen. Här kan man dokumentera vad man kom överens om så att andra som inte var med också förstår överenskommelsen.

figur med pilar som illustrerar dynamiken i en förhandling

Men en förhandling är även en kommunikationsprocess mellan minst två människor. När du lär dig förhandla är det viktigt att du också blir mera medveten om den irrationella delen av förhandlingen. Hur ser relationen mellan parterna ut och vilken stämning är det vid förhandlingsbordet? Jag kommer nu in på ett mer diffust område som handlar om mycket mer än bara förhandlingsteknik. Det handlar om relationer, tillit, känslor, attityder, mänskliga behov med mera. Som förhandlare måste du även vara medveten om dessa subjektiva parametrar. Om du inte är det finns det en stor risk för att dina känslor kommer att styra ditt beteende på ett sätt som inte är optimalt för dig.

Att lära sig förhandling handlar om att kunna hantera olika förhandlingstekniker

Sakdimensionen är vad förhandlingen handlar om. Det kan vara vad som ska levereras, när och till vilket pris. Förhoppningsvis kommer förhandlingen, med stöd av en god förhandlingsteknik, att bli en process där man utifrån olika utgångspositioner närmar sig varandra och kommer överens. Det blir det formella kontraktet.

Den andra dimensionen är mer subtil: relationen eller hur förhandlingen går till. Finns det en tillit och en känsla av gemenskap mellan parterna? Är relationen så pass stark att det finns goda förutsättningar för att det som förhandlas fram också kommer att genomföras? Är det så att båda parterna kommer att vara beroende av varandra även efter förhandlingen eller kommer de därefter inte att träffas igen? Det blir det sociala kontraktet.

Eftersom en förhandling är en kommunikationsprocess måste man kunna kommunicera med varandra även om man inte ska ha någon relation efter förhandlingen. En god kommunikation mellan parterna är också viktig för att undvika missförstånd och för att om möjligt kunna skapa mervärde.

En förhandling består av fyra olika faser.

Det är förberedelsefasen, informationsfasen, budgivningsfasen och avslutningsfasen.

Förberedelsefasen är allt du gör innan första kontakten. Där börjar informationsfasen och den pågår ända tills att första budet kommer på bordet. Då är ni inne i budgivningsfasen. Avslutningsfasen handlar om att komma till ett tydligt avslut och lägga grunden för ett gott samarbete.

Förberedelsefasen

Vikten av att förbereda sig

Om det så bara är ett budskap du tar med dig så är det att avsätta tillräckligt med tid för förberedelser. Att lära sig förhandling är också att lära sig att planera inför förhandlingen. Du kommer att bli rikligt belönad om du gör det på ett strukturerat sätt. Nyttan av din personliga förhandlingsteknik börjar alltså redan innan förhandlingen.

För det första behöver du kunskap om det som du och den andra parten ska förhandla om. I vissa fall har du flera decenniers erfarenhet av en viss bransch och mycket bra kunskap om olika aktörer, priser, kvalitet och andra områden av betydelse. I andra fall är du ny och måste lära dig området från grunden.

Förutom att behärska sakområdet gäller det också att förbereda själva förhandlingen. Ett strukturerat sätt att göra det på är att följa förberedelsemallen.

Strategi

Med strategi menar jag att du ska fundera på vilken typ av förhandling det är fråga om. Är det en transaktion eller handlar det mer om balanserade intressen?

Taktiska knep och grepp kan ge dig fördelar vad gäller sakfrågan men de kan också påverka relationen och tilliten på ett negativt sätt. Därför är det viktigt att du förstår tekniken fullt ut så att du vid behov kan använda den utan att förlora i sakfrågan, och samtidigt ha omdöme att inte vara för taktisk och därmed aktivt bidra till att relationen blir sämre. Du skall behärska din förhandlingsteknik, men samtidigt använda den med omdöme.

När jag nu går vidare har jag en transaktionsförhandling i tankarna.

Målsättning

Vad har du för alternativ om ni inte når en överenskommelse?

Det första du ska ta reda på är vad du har för alternativ om ni inte skulle komma överens. Det för dig bästa alternativet lägger den absoluta miniminivån för vad du kan acceptera.

Fundera också på vad du skulle kunna göra för att förbättra dina alternativ innan förhandlingen.

Ditt reservationsvärde (RV)

Med ditt bästa alternativ som avstamp kan du ta fram den lägsta nivå du är beredd att acceptera. Den nivån blir värdet där du reserverar dig mot alla överenskommelser som ligger under det. Ditt reservationsvärde behöver inte vara detsamma som ditt bästa alternativ.

När du tar fram ditt reservationsvärde bör du tänka både på kort och lång sikt. Om du saknar bra alternativ just nu kan det vara rationellt att acceptera ett lågt bud. Men det kan också vara så att det får negativa konsekvenser inför framtida förhandlingar, såväl med nuvarande part som med andra parter.

Uppskatta den andra partens reservationsvärde (RV)

Nu har du hittat ditt eget reservationsvärde, men du hoppas förstås på att kunna få mer. För att lyckas med det är det mycket viktigt att du uppskattar var den andra partens reservationsvärde ligger. Det är först när du gjort det som du kommer att få en uppfattning om hur stort förhandlingsutrymmet är.

Att se förhandlingen ur den andra partens perspektiv är alltså en kritisk förmåga som krävs för att få ett riktigt bra resultat. Det är först när du även förstår den andra partens underliggande intressen, perspektiv och behov som du har en bra uppfattning om helheten. Tyvärr är detta något som de flesta har svårt för. Därför är det så viktigt att du behärskar förhandlingstekniken fullt ut. Eftersom en förhandling innehåller motstridiga intressen har vi människor en tendens att fokusera på och försvara vår egen position och blir lätt blinda för den andra partens intressen.

Förhandlingsutrymmet

Mellan era reservationsvärden finns det förhandlingsutrymme som ni ska fördela. Alla uppgörelser inom det området är sådana att det för båda parter är lönsammare att komma överens än att förhandlingen strandar. Man kan säga att alla uppgörelser inom förhandlingsutrymmet är så kallade ”win-win-förhandlingar”. Utmaningen är hur man med hjälp av en ändamålsenlig förhandlingsteknik ska dela upp förhandlingsutrymmet.

Din målsättning

Nu när du har en hyfsad uppfattning om hur stort förhandlingsutrymmet är så är det dags att bestämma din egen målsättning. Risken är att du fokuserar på ditt reservationsvärde och känner dig nöjd med alla bud som gör att du får något utöver ditt lägsta krav. Om du har en god uppfattning om den andra partens reservationsvärde vet du vad du tar med dig till förhandlingsbordet.

Precis som i många andra sammanhang gäller det att ha en hög ambition, och att också vara emotionellt engagerad i sin målsättning.

Den andra partens målsättning

Vilken målsättning tror du att den andra parten har? Den påverkas av deras eget reservationsvärde men också av hur de bedömer ditt reservationsvärde, om de nu över huvud taget reflekterar över det.

Informationsfasen

Informationsfasen har tre viktiga syften: det är här du börjar bygga en relation, skaffar ytterligare information och testar dina antaganden samt påverkar den andra parten att närma sig din målsättning.

Lära känna varandra och skapa ett konstruktivt klimat

En förhandling är en kommunikationsprocess mellan två parter och handlar om så mycket mer än bara ren förhandlingsteknik. Därför gäller det att redan från början komma igång och lägga grunden för ett konstruktivt klimat och en bra dialog. Man kan säga att de båda parterna börjar med att bestämma i vilken anda de ska förhandla. Det här sker mer eller mindre medvetet men har stor betydelse för utgången, inte minst vid en facklig förhandling. Vi bildar oss tidigt och snabbt en uppfattning om en annan människa och det är därför som den första minuten har mycket stor betydelse under en anställningsintervju.

Du bör därför vara artig, vänlig och välkomnande när ni träffas. Det bidrar till att stämningen mellan dig och den andra parten blir mindre spänd. Prata lite allmänt om saker som inte har med själva förhandlingen att göra. Det kan handla om vädret, resan eller andra neutrala områden.

Även om ni bara pratar om saker som inte har med själva förhandlingen att göra får du nu viktig information om människorna som du förhandlar med och ni börjar etablera en relation.

Om ni under samtalets gång hittar gemensamma intressen kommer känslan av att kunna samarbeta öka. Rent psykologiskt finner vi det ofta lättare att känna förtroende för någon som liknar oss, även om det är helt obefogat. Vi har ända sedan stenåldern haft en tendens att lita mer på dem som liknar oss än på dem som inte gör det.

Erfarna förhandlare är väl medvetna om hur viktig en bra start är. Om man får en dålig start är det svårt att kompensera för det och därför gäller det att inte göra några fel i början av förhandlingen.

Informationsinhämtning och påverkan

Syftet med nästa steg är att ge dig ytterligare information och påverka den andra parten att sänka sin målsättning. Tänk på att den andra parten vill påverka dig att göra detsamma. Därför är det viktigt att kunna skilja på vad som är information och vad som är påverkan. I annat fall är risken stor att du ger bort mer information än vad du får och att du därmed förlorar inflytande.

En annan risk är att du tappar fokus på ditt eget förhandlingsmål och att du i ditt inre börjar hoppas på att bara klara dig över ditt reservationsvärde. Du börjar tvivla på din ursprungliga målsättning och börjar vänja dig vid tanken på att allt över ditt eget reservationsvärde är en acceptabel överenskommelse.

Påverkan och förväntningar

När det finns förhandlingsutrymme finns det också möjlighet att nå en uppgörelse. Förhandlingsutrymmet är avståndet mellan ditt reservationsvärde och den andra partens reservationsvärde. Båda parter har också ett inre förhandlingsutrymme: avståndet mellan målsättningen och reservationsvärdet. Under en förhandling pågår en inre process hos båda parter där de egna förväntningarna om vad som är möjligt att uppnå ändras. Uppfattningen om vad som är möjligt att uppnå kan ändras både uppåt och nedåt.

Du påverkar den andra partens förväntningar med vad du säger och hur du säger det. Därför är det viktigt att du på ett medvetet sätt får den andra parten att sänka sina förväntningar, och att undvika kommentarer som kan ha motsatt effekt. Att tidigt kommunicera att du är i en desperat situation kan mycket väl leda till att den andra parten höjer sin egen målsättning.

Var också observant på vad som händer med dina egna förväntningar, särskilt om du har en tendens att alltför lätt släppa på dina egna krav. Det finns då en risk att du tappar ditt engagemang för din målsättning och låter dig påverkas av tomma argument eller, ännu värre, att du förhandlar ned dig själv.

Informationsinhämtning

Informationsinhämtning mellan två erfarna förhandlare är ett växelspel där man byter likvärdig information med varandra. Båda sidor måste hantera paradoxen att om man lämnar information tappar man inflytande, och lämnar man ingen information dör kommunikationsprocessen och förhandlingen kör fast innan den knappt har börjat. Genom en effektiv förhandlingsteknik kan parterna byta information på ett balanserat sätt. Båda sidor får på så sätt en bättre uppfattning om vilka intressen och behov som den andra parten har. Ett välfungerande informationsutbyte bidrar till att skapa ökad tillit mellan parterna.

Som människa är du utrustad med två öron och en mun. Att lyssna ordentligt på vad som sägs och hur det sägs ger dig viktig information. Även om den andra parten säger något som du tycker är helt fel är det viktigt att du har självdisciplin nog att lyssna klart innan du svarar. Genom att lyssna tar du tillvara möjligheten att förstå hur den andra ser på situationen.

Är du dessutom aktiv och ställer frågor får du ytterligare information. Ett enkelt förhandlings knep är att ställa fler frågor. Vi människor tänker fortare än vi talar. Det gör att den som ställer frågor får ett övertag. Samtidigt som man lyssnar på svaret hinner man också formulera nästa fråga i huvudet. Tvärtemot vad många kanske tror är det den som ställer frågorna som styr kommunikationsprocessen och därmed även förhandlingen.

När man skall lära sig förhandla är förmågan att ställa fler och bättre frågor ett viktigt fokus.

Budgivningsfasen

Ska du lägga första budet?

Jag brukar fråga deltagarna i mina utbildningar vem som ska lägga det första budet. Jag får alltid olika svar. Några säger att man bör vänta och låta den andra parten lägga det första budet, andra tycker att det är bättre att själv göra det. Det är svårt att ge ett generellt svar eftersom det till stor del beror på situationen och hur väl förberedd du är. Vad som är den bästa förhandlingstekniken beror på situationen, i vissa lägen är det bäst att lägga första budet och i andra situationer är det bäst att vänta på den andra partens bud.

Lägg det första budet och uppnå en förankringseffekt

Fördelen med att själv lägga det första konkreta budet är att man kan uppnå en förankringseffekt. Med förankringseffekt menar jag att vi människor sätter siffror i relation till något. Därför är förankringsfaktorn en vanligt exempel på effektiv förhandlingsteknik. Vi tar som exempel att du håller på att köpa en ny bil för 450 000 kronor. Då är det inte mycket dyrare att också beställa en bilstereo för 4 000 kronor. Det beror på att i relation till 450 000 kronor är 4 000 kronor mindre än 1 procent. Att däremot köpa något extra till bilen för 4 000 kronor när man har tankat för 500 kronor känns som ett mycket större steg. Det blir en fördyring med 800 procent. 4 000 kronor upplevs helt enkelt som olika mycket beroende på vilket referensvärde vi har.

Vid en förhandling är kanske din målsättning att sälja din produkt för 100 kronor styck. Om du då börjar med att begära 150 kronor har du förankrat ett värde som ligger 50 kronor över din målsättning. Redan ett sådant utgångsbud har goda möjligheter att påverka den andra partens förväntningar om vad som är möjligt att uppnå. Då kanske de tappar lite fokus på sin egen målsättning, och ser mer till att det inte blir sämre än deras eget reservationsvärde.

Om du backar med 15 kronor och 10 procent är du på ett bud på 135 kronor, 35 kronor över din målsättning. Du har gjort en eftergift och kan nu begära att den andra parten gör en motsvarande eftergift. Dessutom kan den andra parten glädjas åt att ha fått ned priset med 15 kronor och att förhandlingen rör sig framåt.

Låt andra parten lägga första budet och utnyttja informationen när du svarar med ett eget bud

Om du är osäker på vad en rimlig nivå för en överenskommelse är kan det vara klokt att låta den andra parten lägga det första budet. Det kan ju vara så att du kommer att bli positivt överraskad. I och med att den andra parten lägger första budet får du information om hur de ser på situationen.

Ofta är det den som lägger första budet som får det sämre resultatet när det finns stor osäkerhet hos båda parter.

Var dock observant på att förankringsfaktorn påverkar dig mer än vad du tror. Om du fokuserar för mycket på den andra partens utgångsbud är risken stor att du tappar din egen målsättning och blir förankrad i deras utgångsbud.

Många förhandlare tror att om den andra parten öppnar med ett aggressivt öppningsbud ska man i sin tur tvinga dem att förklara budet. Tanken är man ska avslöja den andra partens svaga argument för att på så sätt få dem att backa och göra några ensidiga eftergifter. Problemet är att ju mer ni diskuterar deras öppningsbud, desto mer förankrat blir det. De flesta bud går också att förklara på något sätt även om argumenten blir mer och mer genomskinliga.

Om den andra parten öppnar med ett aggressivt bud är det klokt att först fråga hur de kom fram till det budet. Syftet är att du ska få ytterligare information och få reda på om du måste korrigera några av de antaganden du hade innan förhandlingen började. Men du vill inte bli förankrad i den andra partens utgångsbud. Därför bör du relativt snabbt, och utan att fastna i någon diskussion, direkt gå vidare och ge ditt motbud. Du lägger alltså en egen ankare och flyttar på det sättet ditt och den andra partens fokus dit.

Hur mycket ska du ta i?

I vissa situationer kan ett för högt bud skada relationen och på så sätt motverka dina mål. Men i andra situationer är ett för lågt öppningsbud ett allvarligt misstag.

Om ditt utgångsbud är för lågt har du inget utrymme att backa på. Risken är då att du upplevs som att inte vara medgörlig och förstående. Det kan bidra till att förhandlingen kör fast i stället för att du får uppskattning för att du höll tillbaka när du lade ditt öppningsbud. När du skall lära dig förhandling är det en utmaning att hitta ett väl balanserat utgångsbud. Att ha en effektiv förhandlingsteknik är att kunna väga olika parametrar mot varandra för att komma fram till balanserade ståndpunkter innan eller under förhandlingen.

Oavsett var du lägger ditt första bud bör du kunna förklara det.

Du kan ju börja med: ”Vi begär 10 miljoner kronor.” Men budet förklarar inte sig självt.

Ställ dig själv frågan: vad är det mest ambitiösa budet som jag kan motivera? Du bör alltså inte lägga ett bud som är så högt att du inte kan fullfölja meningen ”jag begär 10 miljoner kronor därför att …”

Exempel: Vi begär 10 miljoner kronor därför att vår produkt har den längsta livslängden på marknaden.

Effektiva strategier för köpslående

I en undersökning jämfördes tre olika eftergiftsstrategier. Den första var att gå ut hårt och sedan vägra att kompromissa, den andra att gå ut lagom och sedan vägra att kompromissa och den tredje att gå ut hårt och sedan gradvis släppa efter till en lagom nivå. Den tredje strategin var den klart mest framgångsrika förhandlingstekniken och de som använde den tjänade mest pengar per transaktion. Inte nog med det, de fick också de nöjdaste motparterna (Shell, 2000).

Ibland blir förhandlingen som att pruta med varandra på position efter position. Båda parterna går ut hårt och backar gradvis till en nivå där man kan mötas på en position för att sedan upprepa samma procedur på nästa position. Nackdelen med ett sådant förfarande är att man lätt kan hamna i ett dödläge och att man troligtvis missar många möjligheter att hitta en överenskommelse som är bättre för båda parter.

Ett annat sätt är att se på flera olika positioner på en och samma gång. Troligtvis är olika positioner olika värdefulla för dig och den andra parten. Du kan ge efter angående något som inte är värdefullt för dig, mot något som den andra parten inte värdesätter lika högt som du.

Fokusera på den andra partens reservationsvärde, inte på
ditt eget

Många förhandlare är väl medvetna om och fokuserade på sitt eget reservationsvärde. Faran med att ha för stort fokus på sitt eget reservationsvärde är att man ser alla överenskommelser som är bättre än reservationsvärdet som en framgång. Om du gör det blir du alldeles för defensiv. Du kommer att ha en för låg målsättning och troligen lägga ett för lågt första bud.

Om du fokuserar på den andra partens reservationsvärde är du betydligt mer medveten om vilka konsekvenser det får för dem om ni inte kommer fram till en överenskommelse. Därmed har du en medvetenhet om vilket värde för den andra parten som du tar med dig till förhandlingsbordet. Med ett sådant fokus kommer du troligen att sätta högre mål och få ett bättre resultat av dina förhandlingar.

Undvik ensidiga eftergifter och eftergiftsdevalvering

Fråga dig varför du gör en eftergift. Syftet med en eftergift är att få den andra parten att göra eftergifter som är bra för dig och helst en som är mer värdefull för dig än den som du själv gjorde. Därför vill jag börja med att varna för stora ensidiga eftergifter, det är en direkt dålig förhandlingsteknik. Jag kallar det eftergiftsdevalvering. När en förhandlare gör en större ensidig eftergift är det underliggande motivet oftast att så snabbt som möjligt komma till en rimlig överenskommelse.

Tyvärr kan resultatet lätt bli det motsatta.

Den första anledningen till det, är hur värdet på din eftergift upplevs. Även om den är dyr för dig, och du tycker att du gör en stor och för dig kostsam eftergift, är det inte alls säkert att den andra parten uppfattar det. De kanske tänker att om du gör den eftergiften så enkelt är den nog inte värd så mycket för dig och därmed upplevs den som lite mindre värd för dem också. Du missar också möjligheten att byta eftergiften mot något du vill ha.

En annan stor nackdel med eftergifter är att du påverkar den andra partens förväntningar på fel sätt. En ensidig eftergift får lätt till konsekvens att den andra parten, medvetet eller omedvetet, reviderar sin målsättning och höjer sina förväntningar. Genom din större ensidiga eftergift påverkar du alltså den andra partens förväntningar i fel riktning. I värsta fall har du gjort det svårare att nå en överenskommelse i stället för lättare som var din avsikt.

Ett enkelt förhandlingsknep är ”om ni … då kan vi …”

För att inte riskera ensidiga eftergifter finns en praktisk formulering som du kan använda. Den lyder:

Om ni ger oss mer av A,
då kan vi tänka oss en eftergift inom området B.

Exempel:

Om ni betalar inom 30 dagar i stället för 60 dagar,
då kan vi leverera inom en vecka.

Fördelen är att en sådan formulering kopplar eventuella eftergifter som du gör till motprestationer från den andra parten. Det är en säker princip för eftergifter men precis som alla förhandlingstekniker kan den inte överutnyttjas.

Det du vill undvika är att dina eftergifter inte skapar någon rörelse hos motparten. Samtidigt vill du fördjupa relationen och få den andra parten att sänka sina förväntningar på vad som är möjligt att uppnå.

Vi människor har sedan stenåldern principen för växelverkan djupt förankrad inom oss. Därför måste det tydligt framgå att du gör en eftergift och att detta är smärtsamt för dig. Till exempel: ”Eftersom leveranstiden är viktig för er kan vi leverera tjänsten en vecka tidigare, trots att det skapar en hel del problem för de berörda konsulterna.” Nu är det tydligt, om än inte uttalat, att det är den andra partens tur att göra en eftergift.

Gradvis minskande eftergifter

Även om en förhandling innehåller flera ömsesidiga eftergifter är det vanligtvis på det viset att eftergifterna blir mindre och mindre. Den andra parten kanske börjar med 135 miljoner kronor, därefter 131 miljoner kronor, 129 miljoner kronor, 128 miljoner kronor, 127,5 miljoner kronor, 127,3 miljoner kronor.

En rimlig slutsats är att den andra partens reservationsvärde ligger på 127 miljoner kronor. Det kan vara så, men det kan också var en medveten strategi för att vilseleda dig om var deras miniminivå ligger. Det vill säga att den andra partens reservationsvärde egentligen ligger betydligt lägre men de vill få dig att tro att det är 127 miljoner kronor.

Avslutningsfasen

Inledning

Förhandlingen kommer in i avslutningsfasen när avståndet mellan parterna har minskat så pass mycket att det bara är någon eller några enstaka frågor med väl definierade avstånd som skiljer er åt. Ett sätt att beskriva avslutningsfasen är att det är här man tar det sista steget för att mötas. Denna fas kan gå mycket snabbt och smidigt i vissa fall. Andra gånger kan den vara utdragen och nervpåfrestande, där det in i det sista är oklart om det kommer att bli en överenskommelse eller inte.

Syftet med förhandlingstekniken under avslutningsfasen är att slutligen komma fram till en överenskommelse, men det handlar också om att lägga grunden för att det som parterna har kommit överens om genomförs på ett bra sätt. Därför måste man säkerställa att båda parter är överens om vad som har beslutats och att man inte har glömt några viktiga detaljer. Båda parter behöver även känna ett engagemang för att genomföra överenskommelsen. Det gäller alltså att skapa en tydlighet om vad man kommit överens om och ett engagemang för att det verkligen genomförs. Många förhandlare brukar uppleva slutöverenskommelserna som den emotionellt mest intensiva delen av förhandlingen.

Avslut

Se till att du har fått alla krav uppfyllda på ett acceptabelt sätt innan du försöker avsluta förhandlingen. Ett bra sätt är att sammanfatta var ni står innan du lägger ditt slutbud. Det minskar risken för missförstånd samtidigt som du ser till att den andra parten står för de eftergifter som denna har gjort fram tills nu. Först därefter presenterar du ditt förslag till en sammanfattande slutöverenskommelse.

Under budgivningsfasen har parterna rört sig mot varandra. Nu handlar det om att ta det sista steget till att skapa en gemensam överenskommelse.

Det finns några olika förhandlingstekniker som du kan använda:

dela på mellanskillnaden
lägga ett slutbud
utnyttja tidsfaktorn
skydda dig mot ensidiga eftergifter.

Dela på mellanskillnaden

En vanlig förhandlingsteknik för avslut är att dela på mellanskillnaden. Det är en ganska mjuk metod som inte riskerar relationen. Enligt Shell (2000) är den mest sannolika punkten för ett avslut också den som ligger mitt mellan de båda öppningsbuden. Ju mer kompromissvillig en person är, desto mer frestad är denna att relativt tidigt i förhandlingsprocessen föreslå att man delar på mellanskillnaden. Men även efter intensiva förhandlingar kan det vara så att du kommer till en punkt där det gäller att komma till avslut innan parterna tröttnar på varandra och förhandlingen riskerar att haverera.

Att dela på mellanskillnaden är något som appellerar till vår känsla av rättvisa och växelverkan. Båda parter tar samtidigt ett lika stort steg. Metoden är också mycket enkel att förstå och den går snabbt. Det talar för att man skulle kunna ha denna förhandlingsteknik som standardmodell, men det finns situationer när man ska vara försiktig med att dela på mellanskillnaden alltför snabbt.

Om du deltar i en förhandling mer av transaktionskaraktär har troligen den andra parten öppnat ganska aggressivt, just i avsikt att mittpunkten mellan era båda positioner ska vara mycket bättre för dem än för dig. Om du då är mer samarbetsinriktad har du troligen öppnat försiktigare, och därmed tappat förhandlingsutrymme. Att dela på mellanskillnaden rätt av gynnar den andra parten mer än det gynnar dig. Här gäller det alltså att du står på dig.

En annan risk med att alltför lättsinnigt föreslå att ni delar på mellanskillnaden är att du kommunicerar att du kan sträcka dig så långt. Tänk dig att det skiljer 1 miljon kronor och att du säger till den andra parten att du tycker att ni delar rätt av. Den andra parten kan då svara med att det är mycket bra att du är beredd att ge efter med 500 000 kronor. Nu är gapet mellan er båda halverat. Tyvärr har inte den andra parten möjlighet att sträcka sig lika långt men ger ändå efter med 100 000 trots att de i egentligen inte har råd med det. Nu skiljer det fortfarande 400 000 kronor men eftersom du gick in i avslutsfasen medan den andra parten fortfarande var i budgivningsfasen gjorde du en betydligt större eftergift.

När stora värden står på spel, och flera olika parametrar hanteras, finns en stor risk att man missar möjligheten att skapa värde. Värde skapar man genom att byta det som är värdefullt för den ena parten men billigare för den andra mot en annan parameter där det är tvärtom. Om ni inte testar hur viktiga olika parametrar är för er, försöker ni inte tillräckligt mycket att skapa mervärde och hitta lösningar som är bättre för båda parter.

Slutbud

Fördelen med ett slutbud är att det sätter press på den andra parten att ta ställning och tvingar fram ett avgörande inom en tidsram som passar dig. Men det är ändå något som du ska vara försiktig med och verkligen tänka efter innan du lägger fram.

En nackdel med ett slutbud är att du har låst fast dig. Om du har sagt att du inte kommer att göra fler eftergifter tappar du förtroende om du ändå gör det.

Emotionellt sett kan ditt slutbud också kännas provocerande, vilket får till följd att den andra parten känner sig pressad och irriterad. Reaktionen kan då bli en helt annan än den som du hade önskat. I stället för att få ett bra avslut får du kanske en konflikt. Se till att lägga ett slutbud på ett så respektfullt sätt som möjligt. Även om du är tydlig i sakfrågan, och troligen stressad själv, måste du anstränga dig för att vara respektfull mot den andra personen.

Tidsfaktorn

Tidsfaktorn driver upp intensiteten i förhandlingen när parterna närmar sig deadline. I det fall båda parter har, eller upplever sig ha, samma deadline har de i det här avseendet samma förutsättningar.

Om däremot en part har mer bråttom att komma till en överenskommelse än den andra parten då har den påskyndade parten tiden emot sig och tappar därmed inflytande. Försök därför att aktivt använda tidsfaktorn till din fördel i stället för att den blir till din nackdel.

Det första du måste se till redan i din långsiktiga planering är att du i möjligaste mån inte kommer att hamna i situationer där du får tidsfaktorn emot dig.

Dessutom måste du försöka skapa en situation där den andra parten upplever att denna har ont om tid. Duktiga förhandlare brukar betona att det just nu finns en speciell möjlighet som kommer att försvinna. Därför måste du gå med på deras krav nu eller förlora möjligheten att få deras extra förmånliga erbjudande.

Tidsbristen kan vara rationell men också känslomässig. En förhandlare som känner tidspress, trots att det inte finns anledning till det, har mindre inflytande än den som reellt har tiden emot sig men på något sätt lyckas få den andra parten att känna tidspress. Det kan vara något så enkelt som att det är den part som har ett flyg att passa för att komma hem till helgen därmed känner sig mer pressad att komma till ett avslut än den som sitter på sitt eget kontor.

Ensidiga små eftergifter mot slutet

Om du har investerat mycket tid eller pengar i någonting är du nog ovillig att se det gå förlorat. Har du köpt aktier som förlorat i värde känns det fel att sälja dem och ta hem förlusten, detta även om det finns andra aktier som troligen skulle ge högre avkastning.

Var uppmärksam på om den andra parten sätter i system att försöka tvinga till sig någon mindre ensidig eftergift precis mot slutet av en förhandling. Bemöt ett sådant beteende genom att inte göra några ensidiga eftergifter. Om det är något som den andra parten vill ha ska du byta det mot något som du vill ha.

Dokumentation och bekräftelse

Oavsett vilken typ av förhandling det handlar om är det viktigt att båda parter har samma uppfattning om vad man har kommit överens om. Eftersom förhandling är en kommunikationsprocess är tydlighet nödvändigt när ni tillsammans preciserar vad ni har kommit överens om. Risken för missförstånd är särskilt stor under den stress och spänning som är så vanlig vid förhandling. Alltså är det störst risk för missförstånd när behovet av tydlig kommunikation är som störst.

Engagemang för ett genomförande

Ett vanligt sätt att se på förhandling är att man antingen får ett bra resultat för sig själv, eller så satsar man hellre på relationen och ser därmed till att även den andra parten blir nöjd. Om relationen blir bättre eller sämre beror på hur nöjda båda parterna är med överenskommelsen. Det är inte samma sak som att det är en bra överenskommelse, utan det viktiga är upplevelsen av överenskommelsen och vägen dit.

Duktiga förhandlare med en utvecklad förhandlingsteknik är medvetna om att de inte bara förhandlar en överenskommelse i sakfrågan utan att de samtidigt förhandlar relationen, det vill säga det sociala kontraktet. Precis som det är möjligt att både få ett bra resultat och en stärkt relation är det tyvärr även möjligt att få ett dåligt resultat och en usel relation.

Din motpart kommer alltså att känna sig nöjd om de upplever att de har fått till en bra överenskommelse givet upplevda förutsättningar eller åtminstone upplever den som rättvis. En sådan upplevelse underlättas av att den andra parten har sitt fokus på hur mycket mer förhandlingen gett i jämförelse med deras reservationsvärde.

Minst lika viktigt är att den andra parten upplever att han eller hon har blivit respektfullt behandlad som person under hela förhandlingen. Den andra partens upplevelse är alltså av avgörande betydelse för vilket engagemang de kommer att ha för att genomföra det ni har kommit överens om.

Coachning – förhandlingsteknik för chefer och ledare

Som chef och ledare har du ibland medarbetare som förhandlar på ditt uppdrag. Även om du själv inte är med på förhandlingen kan du aktivt bidra till att din medarbetare presterar så bra som möjligt men också utvecklas på längre sikt.

Före en förhandling kan du ställa den eller de viktigaste frågorna till din medarbetare. Därmed blir de bättre förberedda.

Efter en förhandling är det viktigt att du visar intresse för hur det har gått. Genom att även här ställa några frågor kan du hjälpa din medarbetare att reflektera över förhandlingen, så att det blir ett lärande.

Några vanliga frågor och svar om förhandling

Fråga: Hur inleder man en förhandling?

Svar: Genom att fokusera på att aktivt bidra till att skapa ett så bra förhandlingsklimat som möjligt.

Fråga: Hur kan man lära sig förhandla och hur fortsätter man att utvecklas som förhandlare?

Svar: Genom att reflektera och på så sätt lära sig av sina egna förhandlingar.

Fråga: Vad är en lyckad förhandling?

Svar: Där man har fått en lyckad överenskommelse med fortsatt goda relationer.

Fråga: Vad innebär förhandlingsteknik?

Svar: Med begreppet förhandlingsteknik menar jag ett fokus på hur man planerar och rent tekniskt använder olika verktyg. Det andra begreppet är förhandlingens psykologi som belyser de emotionella och relationella delarna av en förhandling.

Fråga: Vad är en bra förhandlare?

Svar: En som konsekvent lyckas med att förhandla fram bra överenskommelser med fortsatt goda relationer.

Se gärna vår huvudkurs inom förhandling

Förberedelsemall

1. Bedöm situationen från ett sak- och relationsperspektiv!

Perspektiv

Vad är problemställningen?
Situationsanalys. Vilken typ av förhandling kommer det troligen att bli?
Vilken relation har du till den andra parten?

Överenskommelse med uppdragsgivaren

Vilka mandat har jag?
Vilka förväntningar har min uppdragsgivare? Är det realistiska?

2. Informationsinhämtning!

Läs på så att du kan det område ni skall förhandla om. Vad behöver du veta om produkten, marknadspriser, kvalitet, prestanda, olika leverantörer med mera? Det vill säga: gör hemläxan ordentligt, det lönar sig.
Vad är det du inte vet om den andra parten, men som du skulle vilja veta? Lista dessa frågeställningar.
Vilka frågeställningar kan du finna svaret på före förhandlingen och vilka frågor måste du ta med dig in i densamma?
Finns det några särskilt känsliga frågor som du förväntar dig? Förbered svaren så att du kan svara ärligt utan att ge bort för mycket information.

3. Vad är ditt bästa alternativ om förhandlingen skulle stranda och vad är ditt reservationsvärde?

4. Vad tror du är den andra partens bästa alternativ om förhandlingen med dig strandar? Vad bedömer du att den andra partens reservationsvärde är?

5. Bedöm förhandlingsutrymmet!

6. Din målsättning!

Vad vill du uppnå? Det gäller att ha ett optimistiskt och ändå realistiskt mål. Tänk på att det finns en sak- och en relationsdimension.
Se till att du känner för ditt optimistiska mål och kan stå upp för det.
Lista vilka parametrar som ska diskuteras.

7. Den andra partens mål och underliggande intressen!

Vad tror du att den andra parten har som optimistiskt mål?
Är det något som är särskilt viktigt för den andra parten?

8. Förhandlingsstyrka!

Vem har mest att förlora på att det inte blir en överenskommelse?
Vem har tiden på sin sida?
Vem har det bästa informationsläget?
Vem har den bästa personliga förmågan att förhandla?
Vem har mest makt?

9. Argument för dina positioner!

Ta fram argument för dina förslag och se till att de följer en logisk linje.
Vilken argumentationslinje kommer den andra parten att ha?

10. Vill du lägga första budet eller vill du helst att den andra parten gör det?

11. Vad skall bli ditt utgångsbud?

12. Vilka eftergifter kan du göra och inom vilka områden?

13. Hur kan du skapa mera värde genom att byta olika positioner som ni värderar olika?

14. I vilken ordning vill du hantera de olika positionerna?

15. Lista dina frågor och förbered dina svar!

Fördjupad reflektion

Exempel på frågor som du kan ställa dig själv efter en förhandling är:

Överenskommelsen

1.Hur bedömde jag förhandlingsutrymmet?

2. Fick jag ett resultat som var närmare mitt reservationsvärde än min målsättning?

3. Kunde jag skapa mervärde?

Relationen

4. Hur var relationen när förhandlingen avslutades?

5. Hur utvecklades relationen under förhandlingen? Var det några särskilda situationer som påverkade klimatet vid förhandlingsbordet?

Ditt beteende

6. Hur pass väl förberedde jag mig?

7. Sökte jag aktivt ny information genom att ställa frågor under förhandlingen?

8. Lyssnade jag aktivt?

9. Var jag tydlig och övertygande med mina krav och uppfattningar?

10. Hur hanterade jag det första budet?

Hur hanterade jag förankringsfaktorn?
Började jag för högt, för lågt eller lagom.

11. Hur hanterade jag köpslåendet?

Gjorde jag några ensidiga eftergifter?
Kunde jag byta mellan olika parametrar för att skapa mervärde?

Din förhandlingsattityd

12. Hur pass väl försökte jag förstå den andra partens situation, intressen, personliga behov och interna förhandlingsbord?

13. Hur hanterade jag situationer som jag upplevde som stressande och/eller provocerande?

Kunde jag agera på ett för mig konstruktivt sätt, eller tog känslorna över?
Reagerade jag för hårt, för lite eller konstruktivt?

14. Vilka antaganden tog jag med mig in i förhandlingen och testade jag dem under själva förhandlingen?

15. Är jag lättad att jag kom över mitt reservationsvärde eller besviken på att jag inte nådde min målsättning?